La facture électronique deviendra progressivement obligatoire entre 2024 et 2026 pour toutes entreprises assujetties à la TVA. A compter de ces dates, les entreprises ne pourront plus s’envoyer de factures entre elles, quel que soit le moyen, mais devront impérativement passer par des plateformes numériques mises en place à cet effet.
Deux catégories de plateformes numériques seront disponibles, soit le portail public de facturation (PPF) soit par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Facturation électronique : de quoi s’agit-il exactement ?
En préambule, précisons que ce que l’on appelle « Facture électronique » dans la loi n’est pas une facture papier scannée au format PDF ou générée par un logiciel au même format PDF et transmise en générale par email.
Une « Facture électronique » sera désormais un fichier informatique structuré qui contient toutes les informations obligatoires telles que, par exemple, les coordonnées du client, les montants hors taxes, les taux de TVA appliqués, les dates d’émission et d’échéance ou encore le mode de règlement.
Toutes les informations obligatoires concernant le client, et particulièrement son numéro de SIRET, identifiant unique de chaque entreprise, devront être intégrées dans l’enregistrement au risque de voir sa facture rejetée par la plateforme de transmission et de traitement.
Un premier travail, qui peut être lourd pour des entreprises avec un grand nombre de clients, devra être réalisé préalablement de qualification ou de complétion de leur fichier client.
La facture électronique étant donc un enregistrement informatique, son cycle de vie devient de facto 100% électronique de bout en bout de son traitement, de sa création à sa transmission, de son traitement jusqu’au règlement, mais aussi pour son enregistrement comptable et les déclarations liées telles que les déclarations de TVA.
Concernant les formats informatiques acceptés, sans rentrer dans le cadre de cet article sur les dimensions techniques, il faut retenir que différents formats cohabiteront pendant la période de transition, les plateformes ayant la capacité de traduire différents types de format en enregistrement informatique structuré mais que les factures au format PDF seront rapidement interdites.
Facturation électronique : quel calendrier de déploiement ?
Initialement programmée au 1er janvier 2023, l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique a été repoussée au 1er juillet 2024, preuve s’il en est que cette évolution est réellement une procédure lourde et critiques !
Pour le législateur, l’objectif de la facturation électronique est officiellement de simplifier la vie des entreprises mais aussi, et peut-être surtout, de s’inscrire dans la poursuite contre la fraude à la TVA en fiabilisant et en fluidifiant les flux interentreprises.
Détail du calendrier de déploiement :
A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en capacité de recevoir et de traiter les factures électroniques émises par leurs fournisseurs.
A la même date, les grandes entreprises devront obligatoirement émettre leurs factures en format électronique.
Cette même obligation s’appliquera aux entreprises de taille intermédiaire (ETI) à compter du 1er janvier 2025.
Et c’est à compter du 1er janvier 2026 que les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises devront à leur tour être capables d’envoyer des factures électroniques. A cette date, toutes les factures émises et reçues le seront au format électronique pour toutes les entreprises !
A noter que la facture électronique n’est pas un projet purement français mais s’inscrit dans un mouvement européen et mondial de transformation numérique de l’économie et qu’en parallèle de notre pays, toutes les nations européennes et mondiales sont en train de la déployer. Si vous êtes concernés par l’émission ou la réception de factures venant d’autres pays, il convient de vérifier le calendrier d’évolution de vos partenaires commerciaux internationaux.
Les plateformes numériques :
Le portail public de facturation (PPF), à la manière de Chorus Pro que connaissent déjà les entreprises qui travaillent avec des comptes publics, sera la plateforme gratuite proposée par l’Etat, permettant aux entreprises de déposer leurs factures, les saisir et recevoir des factures au format Factur-X.
Par défaut, les entreprises seront affiliées à ce portail PPF qui propose un service de base nécessitant une saisie manuelle. Ce service gratuit pourra convenir aux entreprises émettant un faible nombre de factures. Pour toutes les autres, il faudra interroger son éditeur de logiciel de facturation quant à son calendrier d’adaptation et les choix fonctionnels retenus ou profiter de l’occasion pour adopter un nouvel outil qui aura fait la démarche de devenir un PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
Les PDP offriront beaucoup plus de fonctionnalités et de services que le PPF comme la transmission automatique en émission et en réception, des tableaux de bord de pilotage, des fonctions d’archivage électronique ou encore des services de pré comptabilisation. Attention, ces plateformes seront certainement payantes, d’où la nécessité de s’y préparer à l’avance et de faire le choix de la meilleure solution en fonction de votre profil d’entreprise.
A noter que les solutions de facturation proposées par Numéral sont déjà prêtes pour la facturation électronique avec le format Factur-X (double format de visualisation de facture et d’enregistrement informatique) et que des solutions de connexion avec différentes plateformes de dématérialisation sont prévues au fur et à mesure de leur apparition sur le marché et de leur agrément.
