De nouvelles obligations d’information pour l’employeur : Des modèles de courrier publiés
Pour rappel, depuis le 1er novembre 2023, l’employeur doit fournir de nouvelles informations à ses salariés. Celles-ci concernent aussi bien la relation de travail que la liste des CDI à pourvoir au sein de l’entreprise.
Un décret du 30 octobre 2023 établit une liste d’informations que l’employeur doit désormais communiquer à ses salariés par écrit dans un ou plusieurs documents. Ces nouvelles dispositions permettent d’être en conformité avec le droit de l’Union européenne.
Un arrêté ministériel vient d’être publié fixant les modèles de documents d’information sur lesquels il est possible de se référer pour répondre à ces nouvelles obligations d’information.
Parmi les informations, certaines doivent être communiquées aux salariés dans les 7 jours calendaires à partir de la date d’embauche, et d’autres dans le délai d’un mois.
1. Informations à communiquer à l’ensemble des salariés
Informations à communiquer individuellement au salarié au plus tard le 7e jour calendaire à compter de la date d’embauche :
- L’identité des parties à la relation de travail
- Lieu (ou lieux) de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur
- L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi
- La date d’embauche
- La date de fin ou la durée prévue de l’embauche (pour les CDD)
- Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai
- Les éléments constitutifs de la rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires, la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération)
- La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence (en cas de mise en place d’un dispositif d’aménagement du temps de travail), les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, et, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe (en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes)
Informations à communiquer au plus tard un mois à compter de la date d’embauche :
- L’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est (dans le cas du salarié temporaire)
- Le droit à la formation assuré par l’employeur
- La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée
- La procédure à mettre en œuvre par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail
- Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement
- Les régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur et, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.
Que se passe-t-il pour les salariés dont le contrat de travail est en cours au 1er novembre 2023 ?
Les salariés recrutés avant le 1er novembre 2023 peut demander à son employeur de lui fournir ou de compléter ces informations, l’employeur ayant 7 jours calendaires ou 1 mois (selon la nature des informations) pour s’y conformer.
Que se passe-t-il en cas de modification de ses informations ?
Si l’une ou plusieurs de ces informations doivent être modifiés, l’employeur remet au salarié un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification, sauf lorsque la modification d’informations est uniquement due à un changement des dispositions législatives et règlementaires ou de la convention ou de l’accord collectif applicable.
Sous quel(s) format(s) l’employeur peut-il communiquer les informations ?
L’employeur adresse ces informations sous format papier, par tout moyen conférant date certaine (exemple : par lettre recommandée avec accusé de réception, lettre remise en main propre contre décharge) ou sous format électronique.
Conditions d’utilisation du format électronique :
- si le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique ;
- à condition que les informations puissent être enregistrées et imprimées ;
- et à condition de conserver un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.
2. Informations à fournir sur les CDI à pourvoir
L’employeur a l’obligation de délivrer au salarié en CDD ou à l’intérimaire qui le demande une information sur les postes en CDI à pourvoir au sein de l’entreprise.
Pour pouvoir faire une telle demande, le salarié doit justifier d’une ancienneté minimale de 6 mois (dans l’entreprise pour le salarié en CDD, dans l’entreprise utilisatrice pour l’intérimaire).
Forme de la demande : par tout moyen donnant date certaine à sa réception (c. trav. art. D. 1242-8 et D. 1251-3-1 nouveaux).
Délai de réponse de l’employeur : 1 mois à compter de la demande.
Postes concernés : correspondant à la qualification professionnelle du salarié ou de l’intérimaire.
Nombre de demandes : 2 par année civile. L’employeur est dispensé de répondre à une troisième demande.
Lorsque l’employeur est un particulier ou une entreprise de moins de 250 salariés, il peut répondre oralement à compter de la deuxième demande du salarié, si la réponse est inchangée par rapport à celle apportée à la première demande.
Pour vous aider dans la mise en œuvre de ces obligations, n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de paie.
