Solutions RH pour les PME : vraiment utiles ?

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Dans la gamme des outils de gestion, les PME ont en général mis en place depuis plusieurs années des logiciels de devis, de facturation, de comptabilité et de gestion de la paie, même si pour ces deux dernières fonctions, une proportion significative a opté pour l’externalisation à des degrés divers auprès de son cabinet d’expertise comptable.

La facturation numérique oui, la gestion des RH, pas encore…

La maitrise en interne de la facturation et donc du chiffre d’affaires ainsi que du suivi des règlements clients et fournisseurs et le suivi comptable, la production du bilan et le casse-tête de la paie à son expert-comptable, une organisation administrative idéale pour la majorité des PME !

Restent néanmoins des traitements qui peuvent encore être optimisés comme la gestion des données variables de paie : heures travaillées, absences, heures supplémentaires, primes, congés, frais de déplacements… qui sont encore souvent traitées de manière « artisanale »…

La problématique des données variables de paie et du RGPD

Les PME les mieux organisées ont mis en place des tableaux Excel avec des onglets par mois dans lesquels ils saisissent mensuellement les différentes données puis les envoient par email à leur comptable. Cela peut aussi prendre la forme d’un simple mail mensuel ou encore d’un appel téléphonique ou encore d’un fax rédigé à la main…. engendrant obligatoirement des ressaisies et potentiellement des erreurs dues à une mauvaise interprétation des données transmises.

Les retours vers l’entreprise sont plus formalisés, les bulletins de paie sont en général envoyés par email sous la forme de fichiers PDF, procédure déconseillée par l’Ordre des Experts-Comptables pour raison de non-conformité avec le RGPD (une fiche de paie contient une des données personnelles qualifiée de sensible, le numéro de sécurité sociale, et l’envoi par mail non sécurisé de fichiers non cryptés est considérée comme à risque par la CNIL !). La distribution des bulletins dans l’entreprise se faisant en général soit par email, avec les mêmes restrictions voire pires si les salariés ne disposent pas de boites aux lettres électroniques professionnelles, soit par impression, mise sous enveloppe et expédition par courrier ou déposés sur les bureaux, toutes procédures génératrices de temps, de manipulations diverses, de coût mais aussi de risque de perte de confidentialité !

Les solutions RH pour les PME étaient encore peu nombreuses ces dernières années, et encore moins pour les TPE de moins de dix salariés, ces profils d’entreprises étant considérées par les éditeurs de logiciels comme des cibles peu intéressées par la numérisation des fonctions RH. Ce sont donc principalement les grandes entreprises et les ETI qui adoptent massivement ces nouvelles solutions depuis 4 à 5 ans.

Evidemment, les fonctions RH sont moins développées dans les PME et encore moins dans les TPE, le dirigeant ou le responsable administratif ayant en général la charge de gestion des ressources humaines qui se consacre principalement à l’essentiel : les contrats de travail et la production des bulletins de paie.

Des outils RH adaptés aux TPE et PME

Mais sous l’impulsion de la transformation digitale, de l’avènement des solutions en mode Cloud (logiciels accessibles par Internet) et de la mise en application du RGPD (règlementation générale de la protection des données personnelles), les éditeurs de solutions RH ont commencé pour les plus importants à décliner des offres dédiées aux PME et de nouveaux éditeurs se sont clairement positionnés sur ce créneau outils RH pour les TPE et PME avec des fonctionnalités et des tarifs adaptés aux petites entreprises !

Pour autant, est-ce que les TPE se sentent concernées par ces nouveaux outils, il est encore prématuré de le déclarer mais les tendances montrent une progression à deux chiffres de leur adoption dans les petites entreprises.

Souvent sous l’impulsion des cabinets comptables qui ont la préoccupation d’accompagner leurs clients dans leur transformation digitale mais aussi le respect du RGPD et des procédures de sécurité et de confidentialité qui l’accompagnent.

Pour une petite entreprise, la gestion de la paie et des procédures règlementaires sociales représentent souvent une charge mal appréhendée et plutôt subie que gérée…

Un portail RH pour l’entreprise accessible aux salariés

Alors que la mise en place d’un portail Internet RH sécurisé aux couleurs de son entreprise, auquel les salariés auront accès pour déclarer chaque mois leurs heures, frais de déplacements ou encore leurs congés (avec gestion du solde en temps réel) va permettre au dirigeant de n’avoir plus qu’à valider les données variables (plus de ressaisie et les données seront immédiatement accessibles par le gestionnaire de paie de son expert-comptable).

D’autres avantages apparaissent comme l’accès des salariés à leurs bulletins de paie (plus de transfert de fichiers non sécurisés et historique des bulletins dans un coffre-fort électronique sécurisé), mais aussi l’accès aux documents obligatoires de l’entreprise ou à une procédure de demande de congés en mode collaboratif.

Pour l’entreprise, c’est l’assurance de procédures de traitement de la paie parfaitement fluides et sécurisées mais aussi un nouvel outil de travail collaboratif pour ses salariés contribuant à une meilleure responsabilisation et implication.

Une réelle gestion des ressources humaines dans les TPE

Si l’entreprise le souhaite, elle pourra aussi mettre en place d’autres fonctionnalités contribuant à l’amélioration de la gestion des ressources humaines comme la gestion des entretiens annuels et professionnels, le suivi des parcours de formation ou encore la gestion des recrutements.

On le voit, au-delà des fonctionnalités apportées, ces outils de gestion des RH dans les TPE et PME doivent permettre à ces entreprises d’améliorer et de sécuriser les traitements mensuels de la paie mais aussi de leur permettre de commencer à avoir une réelle gestion des ressources humaines avec toutes les conséquences positives que cela peut engendrer en termes d’implication et de fidélisation des salariés !

N’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de paie Numéral pour envisager la mise en place des nouvelles solutions Numéral MEG RH au sein de votre entreprise !

 

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