Afin de se prémunir des contrôles administratifs ou fiscaux, il est nécessaire de conserver l’essentiel de ses documents d’entreprise. Voici les échéances à respecter concernant la conservation des documents d’entreprise.
Il est essentiel de garder plusieurs pièces que ce soit au format papier ou électronique. Ces pièces peuvent être copiées tant qu’elles sont reconnues comme « fidèles et durables » par la loi et les juges.
Les contrôles administratifs et fiscaux :
Il faut garder absolument tous ses documents d’entreprise afin d’être en règle lorsqu’un contrôle survient. Les contrôleurs demanderont forcément ces documents.
Voici les documents que les dirigeants doivent conserver que ce soit au format papier ou électronique :
- Les documents civils ;
- Les documents commerciaux ;
- Les documents comptables ;
- Les documents fiscaux ;
- Les documents sociaux ;
- Les documents relatifs au personnel de la société ;
En effet, ces documents prennent la forme de preuves lors d’une vérification ou d’un contrôle de l’administration, et même en cas de litige avec un client ou un fournisseur. Ces documents montrent l’existence d’un droit ou d’une obligation. Les dirigeants sont donc obligés de conserver ces documents puisqu’ils constituent toutes les données clé de l’activité de l’entreprise, mais aussi l’historique. Ceux-ci assurent la protection des dirigeants en cas de différend.
Que risque l’entrepreneur ?
Par ailleurs, en cas de non-présentation de ces documents lors d’un contrôle administratif ou fiscal, le dirigeant risque une amende de 10 000 euros. Selon l’article 1734 du Code Général des Impôts : « Le refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l’application d’une amende de 10 000 €. »
Les documents à conserver :
Les documents civils et commerciaux :
- Tous les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation ou à titre commercial pendant une durée de 5 ans au minimum ;
- Les garantis de biens ou services délivrés au consommateur pour une durée d’au moins 2 ans ;
- Les contrats élaborés sous format électronique pour une durée de 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation ;
- Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers pour une durée de 30 ans ;
- Les documents bancaires pour une durée de 5 ans ;
- Les documents de transport de marchandises pour une durée de 5 ans ;
- Les déclarations de douanes pour une durée de 3 ans au minimum ;
- La police d’assurance doit être conservée par le dirigeant pour une durée de 2 ans à partir de la résiliation du contrat ;
- Les documents relatifs à la propriété intellectuelle doivent être conservés pour une durée de 5 ans à partir de la fin de la protection ;
- Les dossiers des avocats doivent être conservés pour une durée de 5 ans à partir de la fin du mandat.
Les documents comptables :
Les pièces comptables doivent être gardées pour une durée d’au moins 10 ans à partir de la clôture de la mission :
- Les livres et registres comptables ;
- Les pièces justificatives (bons de commande, facture client et fournisseur).
Les documents fiscaux :
Les preuves fiscales doivent être conservées pour une durée de 6 ans au minimum et 10 ans en cas d’activité illégale (fraude, activité illicite) :
- Les impôts sur le revenu et sur les sociétés ;
- Les bénéfices industriels commerciaux (BIC), les bénéfices non-commerciaux (BNC) et les bénéfices agricoles (BA) en régime réel ;
- Les impôts directs locaux ;
- La cotisation foncière des entreprises (CFE) et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) ;
- Les taxes sur le chiffre d’affaires (TVA, taxes assimilées…)
Les documents sociaux :
- Les statuts de la société, du groupement d’intérêt économique (GIE) ou de l’association (5 ans) à partir de la perte de personnalité morale ou lors de la radiation du registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
- Les comptes annuels (bilans, comptes de résultats…) (10 ans) à partir de la clôture de l’exercice ;
- Les traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société (5 ans) ;
- Les registres de titres nominatifs, les registres des mouvements de titres, les ordres de mouvement ainsi que les registres de procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (5 ans) à partir de la fin de leur utilisation ;
- Les feuilles de présence et pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration ainsi que les rapports des commissaires aux comptes (les 3 derniers exercices).
Les documents relatifs à la gestion du personnel :
- Les bulletins de paie (5 ans) ;
- Le registre unique du personnel (5 ans) à partir du départ du salarié ;
- Les documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite (5 ans) ;
- Les documents concernant les charges sociales et la taxe sur les salaires (3 ans) ;
- La comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait (3 ans) ;
- La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation (1 an) ;
- L’observation ou la mise en demeure de l’inspection du travail ainsi que la vérification et le contrôle du CSE sont des documents (5 ans) ;
- Les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’Assurance Maladie (5 ans).
Pour finir, il est fortement conseiller de respecter ces échéances sous peine d’une amende en cas de contrôle fiscal.
