La réforme de la facturation électronique va transformer en profondeur les échanges entre entreprises. À compter de septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, avant une généralisation progressive de l’émission des factures électroniques. Cette évolution concerne naturellement les factures fournisseurs classiques, mais elle aura aussi des conséquences très concrètes sur la gestion des notes de frais.
Repas d’affaires, hôtel, parking, péage, carburant, taxi, petit matériel… Les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité devront être mieux encadrées pour éviter les erreurs, les pertes de justificatifs et les difficultés de récupération de TVA.
Pour les dirigeants de TPE et PME, l’enjeu est simple : anticiper dès maintenant pour adapter les procédures internes, informer les collaborateurs et choisir les bons outils.
Notes de frais et facture électronique : ce qui fonctionne aujourd’hui
Aujourd’hui, lorsqu’un salarié engage une dépense professionnelle, il règle généralement la dépense, récupère un ticket ou une facture, puis transmet ce justificatif à son entreprise pour obtenir le remboursement.
L’entreprise comptabilise ensuite la dépense et peut, lorsque les conditions sont réunies, récupérer la TVA mentionnée sur le justificatif.
Avec la réforme de la facturation électronique, cette organisation va évoluer. Certaines dépenses pourront continuer à être traitées avec un justificatif classique, tandis que d’autres devront donner lieu à une facture électronique établie directement au nom de l’entreprise.
Dépenses inférieures à 150 € HT : un justificatif reste possible
Pour les dépenses inférieures à 150 € HT, il n’y aura pas d’obligation systématique d’émettre une facture électronique normée. Un ticket de caisse, une facturette ou un reçu pourra continuer à servir de justificatif pour le remboursement du salarié. (francenum.gouv.fr)
Attention toutefois : ce justificatif ne permettra pas toujours à l’entreprise de récupérer la TVA. Dans de nombreux cas, pour sécuriser la déduction de TVA, il sera préférable de demander une facture électronique au nom de l’entreprise.
Une tolérance spécifique est prévue pour les notes de restaurant inférieures à 150 € HT : dans ce cas, le justificatif du salarié pourra être utilisé pour déclarer la TVA déductible. (francenum.gouv.fr)
Dépenses à partir de 150 € HT : la facture électronique devient essentielle
Pour les dépenses supérieures ou égales à 150 € HT, lorsque l’opération intervient entre deux entreprises françaises assujetties à la TVA, le fournisseur devra émettre une facture électronique B2B.
Concrètement, un hôtel, un restaurateur ou un autre prestataire devra établir une facture électronique au nom de l’entreprise. Cette facture ne sera plus simplement remise au salarié en version papier : elle transitera par la plateforme agréée de l’entreprise.
Pour que la facture soit correctement adressée, le fournisseur devra disposer des informations nécessaires, notamment le numéro SIREN de l’entreprise et son adresse de facturation électronique ou celle de sa plateforme agréée.
C’est un changement important dans les habitudes : les collaborateurs devront savoir quand et comment communiquer les informations de l’entreprise au moment du paiement.
Parkings, péages et frais kilométriques : des cas particuliers de la facture électronique
Certaines dépenses de mobilité feront l’objet d’un traitement spécifique.
Pour les parkings et péages payés à une borne automatique, le ticket délivré restera une facturette. L’automate ne permettant généralement pas d’indiquer le SIREN de l’entreprise, ces opérations relèveront plutôt de l’e-reporting. Le ticket devra donc être conservé ou numérisé selon les règles internes de l’entreprise. (francenum.gouv.fr)
En revanche, les abonnements de télépéage, cartes carburant ou cartes affaires facturés mensuellement à l’entreprise pourront donner lieu à de véritables factures électroniques B2B.
Les frais kilométriques, eux, restent hors champ de la réforme : ils continueront à être gérés en interne selon les règles habituelles, notamment à partir des barèmes applicables.
Le risque à éviter : le double paiement
La réforme va aussi créer un nouveau risque pour les entreprises : le double paiement.
Imaginons qu’un salarié règle une nuit d’hôtel avec sa carte personnelle pour un montant supérieur à 150 € HT. L’hôtel émet ensuite une facture électronique directement vers la plateforme de l’entreprise. Si, dans le même temps, le salarié transmet aussi une note de frais pour remboursement, l’entreprise pourrait payer deux fois : une fois via la facture fournisseur, et une fois via le remboursement du salarié.
Pour éviter ce risque, il faudra mettre en place des contrôles de cohérence entre les notes de frais, les factures électroniques reçues et les paiements effectués.
Comment préparer votre entreprise ?
La réforme ne doit pas être traitée uniquement comme un sujet technique. Elle nécessite une organisation claire entre les salariés, la comptabilité, les managers et les outils utilisés.
1. Sensibiliser les collaborateurs à la facture électronique et les notes de frais
Les salariés doivent comprendre les nouvelles règles, notamment le seuil de 150 € HT.
Ils devront savoir dans quels cas un simple ticket suffit, dans quels cas une facture électronique au nom de l’entreprise est nécessaire, et quelles informations communiquer au fournisseur.
Il sera également utile de leur rappeler l’importance de transmettre rapidement les justificatifs afin de faciliter le rapprochement avec les paiements et les factures reçues.
2. Mettre à disposition les informations utiles sur le traitement des notes de frais dans le cadre de la facture électronique
Pour les dépenses professionnelles importantes, les collaborateurs devront pouvoir communiquer facilement les informations de l’entreprise : raison sociale, SIREN, adresse de facturation électronique ou plateforme agréée.
À terme, des solutions utilisant des QR codes stockés sur smartphone devraient faciliter cette étape, notamment pour éviter les erreurs lors de la saisie du SIREN.
3. Numériser rapidement les justificatifs
Pour les dépenses qui restent justifiées par un ticket ou une facturette, la numérisation rapide devient un réflexe indispensable.
L’idéal est d’utiliser une application de notes de frais, comme MEG SCAN, permettant de photographier le justificatif dès la dépense, d’extraire automatiquement les informations utiles et d’archiver le document avec une valeur probante.
À défaut d’outil adapté, il reste nécessaire de conserver soigneusement le justificatif papier original.
4. Choisir des outils numériques adaptés
Les entreprises auront intérêt à s’équiper de solutions capables de centraliser les factures électroniques, les notes de frais et les paiements.
Un bon outil devra permettre :
- la réception des factures électroniques ;
- la gestion des notes de frais ;
- la numérisation des justificatifs ;
- la reconnaissance automatique des montants et de la TVA ;
- le rapprochement avec les paiements ;
- le suivi des statuts des factures : approuvée, refusée, payée.
Cette centralisation facilitera le travail comptable et réduira les risques d’erreurs.
Ce que les TPE et PME doivent retenir
La facture électronique ne supprimera pas les notes de frais, mais elle va en modifier profondément le traitement.
Les dépenses inférieures à 150 € HT pourront souvent continuer à être justifiées par un ticket, sous réserve des règles de TVA applicables. Les dépenses supérieures ou égales à 150 € HT devront, dans la plupart des cas, donner lieu à une facture électronique B2B au nom de l’entreprise.
Les entreprises devront donc revoir leurs procédures internes, informer leurs salariés et s’assurer que leurs outils permettent de gérer correctement les justificatifs, les factures électroniques et les remboursements.
Numéral vous accompagne dans cette transition
La réforme de la facturation électronique est une étape majeure pour toutes les entreprises. Elle ne concerne pas seulement l’émission ou la réception des factures : elle impacte aussi les frais professionnels, la récupération de TVA, les circuits de validation et l’organisation comptable.
Le cabinet Numéral accompagne les dirigeants de TPE et PME dans la préparation de cette réforme : analyse des pratiques actuelles, choix des outils et de la plateforme agréée, adaptation des procédures internes, sensibilisation des équipes et sécurisation du traitement comptable.
Pour anticiper sereinement cette transition, n’attendez pas l’entrée en vigueur de la réforme. Parlez-en dès maintenant avec votre interlocuteur habituel chez Numéral.
