Photos d’équipe sur le site internet, portraits publiés sur LinkedIn, vidéos de présentation, reportages sur un chantier, plaquettes commerciales, intranet… Les employeurs utilisent de plus en plus l’image de leurs salariés dans leur communication.
Ces usages sont utiles pour valoriser l’entreprise, renforcer la marque employeur et donner un visage humain à l’activité. Mais ils ne sont pas sans risque. En droit français, l’image d’un salarié est protégée au titre du droit au respect de la vie privée, prévu par l’article 9 du Code civil.
L’image du salarié : un droit personnel qui reste protégé
Le lien de subordination entre l’employeur et le salarié ne fait pas disparaître les droits fondamentaux du salarié. Son image ne peut donc pas être utilisée librement au seul motif qu’il travaille dans l’entreprise.
Avant toute diffusion d’une photo ou d’une vidéo permettant d’identifier un salarié, l’employeur doit s’interroger sur plusieurs points :
- le salarié a-t-il donné son accord ?
- pour quels supports l’image sera-t-elle utilisée ?
- pendant combien de temps ?
- dans quel périmètre géographique ?
- le salarié peut-il demander le retrait de son image ?
Le droit à l’image est distinct, mais étroitement lié, au droit au respect de la vie privée. En cas d’atteinte, le juge peut ordonner des mesures pour faire cesser l’atteinte et réparer le préjudice subi.
Une autorisation écrite est fortement recommandée
Pour sécuriser l’utilisation de l’image des salariés, l’employeur doit obtenir une autorisation expresse, écrite, claire et précise.
Cette autorisation peut prendre plusieurs formes :
- une clause spécifique dans le contrat de travail ;
- un avenant au contrat ;
- un formulaire distinct d’autorisation d’utilisation de l’image.
En pratique, le formulaire séparé est souvent la solution la plus claire, car il permet de détailler précisément les usages autorisés.
L’autorisation doit notamment préciser :
- les finalités de l’utilisation : communication institutionnelle, promotion des produits ou services, communication interne, marque employeur ;
- les supports concernés : site internet, réseaux sociaux professionnels, plaquettes, affiches, intranet, vidéos internes ou externes ;
- la durée d’utilisation ;
- la possibilité d’utilisation après la fin du contrat, si elle est justifiée ;
- la zone géographique de diffusion : France, Union européenne, monde.
Une autorisation trop générale ou imprécise peut être contestée. L’accord du salarié doit être donné en connaissance de cause.
Le salarié peut accepter ou refuser
Le salarié doit pouvoir consentir ou refuser expressément la diffusion de son image. Le refus ne doit pas entraîner de conséquence défavorable pour lui.
L’employeur doit donc éviter toute situation dans laquelle le salarié pourrait se sentir contraint d’accepter. Cette vigilance est d’autant plus importante dans le cadre de la relation de travail, où le salarié se trouve par nature dans un lien de subordination.
En cas de modification importante des usages initialement prévus, par exemple une diffusion à l’international ou l’utilisation sur de nouveaux réseaux sociaux, il est préférable de recueillir une nouvelle autorisation ou de faire signer un avenant.
Le RGPD s’applique également aux photos et vidéos des salariés
L’image d’un salarié identifiable constitue une donnée personnelle. Son utilisation doit donc respecter le RGPD et la loi Informatique et libertés.
L’employeur doit notamment veiller à :
- informer clairement les salariés sur l’utilisation de leur image ;
- déterminer une base légale adaptée, souvent le consentement ;
- limiter l’utilisation aux finalités prévues ;
- ne conserver les images que pendant une durée maîtrisée ;
- permettre l’exercice des droits des salariés, notamment le droit d’opposition ou d’effacement.
La CNIL rappelle que les salariés disposent de droits sur leurs données personnelles au travail et que l’employeur doit les informer et leur permettre de les exercer. (CNIL)
Quels risques en cas de mauvaise gestion ?
L’utilisation non autorisée ou mal encadrée de l’image d’un salarié peut exposer l’entreprise à plusieurs types de risques.
Sur le plan civil, le salarié peut demander des dommages et intérêts pour atteinte à son droit à l’image ou à sa vie privée.
Sur le plan prud’homal, un litige peut apparaître si l’utilisation de l’image est liée à la relation de travail ou si le salarié estime que ses droits n’ont pas été respectés.
Sur le plan des données personnelles, une mauvaise information ou une absence de gestion des droits peut entraîner des réclamations, voire un risque de sanction en matière de conformité RGPD.
Enfin, dans certaines situations, des sanctions pénales peuvent être encourues. La CNIL rappelle notamment que le Code pénal sanctionne le fait de fixer, enregistrer ou transmettre, sans consentement, l’image d’une personne se trouvant dans un lieu privé.
Mettre en place une procédure interne
Pour éviter les difficultés, l’entreprise a intérêt à mettre en place une procédure simple et systématique.
Avant toute prise de vue ou diffusion, il est recommandé de :
- recueillir une autorisation écrite ;
- conserver une trace des autorisations signées ;
- tenir un registre des supports concernés ;
- prévoir une procédure de retrait ;
- mettre à jour les supports en cas de départ ou d’opposition d’un salarié ;
- vérifier régulièrement que les utilisations réelles correspondent aux autorisations données.
Cette organisation permet de sécuriser les pratiques et d’éviter que des photos anciennes continuent à être diffusées sans contrôle.
Départ du salarié : que faire des photos et vidéos ?
Le départ d’un salarié ne rend pas automatiquement illicite toute utilisation de son image si une autorisation valable a été donnée pour une durée déterminée, y compris après la fin du contrat.
En revanche, cette utilisation doit rester conforme à ce qui avait été prévu dans l’autorisation. Si le document ne prévoit pas d’utilisation après le départ du salarié, ou si la durée est expirée, il est préférable de retirer les contenus concernés.
L’entreprise doit donc anticiper ce point dès la rédaction de l’autorisation.
Une communication plus sûre et plus respectueuse des salariés
L’image des salariés est un atout important pour la communication d’une entreprise. Elle permet de valoriser les équipes, les métiers, les savoir-faire et la culture interne.
Mais cette communication doit rester respectueuse des droits des personnes.
En obtenant des autorisations claires, en informant correctement les salariés et en mettant en place des procédures internes, l’employeur limite les risques de contentieux civils, prud’homaux, pénaux ou liés au RGPD.
Conclusion sur le droit à l’image des salariés
L’utilisation de l’image des salariés ne doit jamais être improvisée. Même lorsqu’il s’agit d’une simple photo d’équipe ou d’un portrait publié sur un réseau professionnel, l’employeur doit obtenir l’accord du salarié et encadrer précisément l’usage prévu.
Une autorisation écrite, détaillée et conservée dans le dossier RH constitue la meilleure protection pour l’entreprise comme pour le salarié. Pour tout renseignement complémentaire ou pour mettre en place un formulaire adapté, n’hésitez pas à contacter votre collaborateur social.
