Au-delà des outils classiques tels que les prévisions budgétaires permettant de projeter les comptes de résultats, bilans et plan de financement, la gestion prévisionnelle des flux de trésorerie reste un outil nécessaire, complémentaire voire obligatoire pour une bonne visibilité de la gestion de l’entreprise !
En effet, il n’est pas rare de rencontrer des entreprises qui présentent une activité bénéficiaire (marges et résultats) mais qui se retrouvent en situation de cessation de paiement à cause de délais de paiement clients trop longs ou de créances impayées…
Intérêts d’un tableau des flux de trésorerie
Un tableau de gestion des flux de trésorerie va permettre d’analyser finement la provenance des encaissements et des décaissements, ainsi que de leurs délais prévisionnels et de leurs degrés de certitudes. Leur variation d’un exercice à l’autre sera aussi analysé permettant le cas échéant de déclencher des actions correctives telles que des négociations avec les clients et les fournisseurs, la mise en place d’outils de financement avec un organisme financier ou encore la décision d’accepter ou non tel ou tel contrat ou appel d’offres.
Construire un tableau de trésorerie va permettre d’analyser la santé financière de l’entreprise, sa trésorerie à un instant T et l’évolution de celle-ci dans le temps. Une diminution notable de la trésorerie doit constituer une alerte et être analysée en détail pour en connaître les raisons : baisse d’activité, baisse de marge, augmentation des délais de règlements clients, augmentation des charges sans augmentation des marges etc…
Il va aussi être déterminant en cas d’investissements programmés, d’augmentation de l’activité (croissance) ou d’opérations exceptionnelles telles qu’une croissance externe. C’est un indicateur fort qu’il faut examiner et prendre en compte dans les besoins de financement préalables à toute évolution de l’entreprise, plutôt que d’être contraints à solliciter en urgence ses banques alors que les besoins financiers sont pressants…
Elaboration d’un tableau de flux de trésorerie
Pour une première approche des flux de trésorerie, un tableau Excel peut être un excellent outil pour se familiariser avec l’exercice et permettra de vous poser toutes les questions utiles.
Idéalement, vous allez choisir une période, un an en général, mais ça peut être moins, et donc créer un tableau avec 12 colonnes mensuelles.
Deux parties du tableau, une concerne les encaissements, l’autre les décaissements, sachant qu’on va raisonner TTC, que vous soyez ou pas assujettis à la TVA, recettes et dépenses seront réglées TTC.
Prévoir les décaissements de l’entreprise
Le bon conseil est de commencer par les dépenses, ce sont les flux qui sont dans tous les cas les plus certains ! Commencez par les dépenses récurrentes fixes : loyers, EDF, Télécoms, salaires, charges sociales mensuelles ou trimestrielles, remboursement d’emprunts…
Prévoyez des postes de dépenses estimées pour des frais de déplacements, fournitures…
Et si vous faites du négoce, ajoutez une ou plusieurs lignes d’achats (qui devront correspondre à une ou plusieurs lignes de vente) et installez une règle de calcul qui détermine les achats du mois en fonction de votre délai moyen de règlement et donc des ventes réalisées moins la marge brute.
Il restera à créer une ligne de TVA à décaisser qui sera calculée en fonction de votre régime fiscal sur la différence entre les ventes encaissées TTC et les achats décaissés TTC de la période (mois ou trimestre).
Enfin, n’oubliez pas une ligne Impôts et taxes à renseigner en fonction des impôts auxquels vous êtes soumis (montants et mois de paiement).
Créez une ligne sous-total Décaissements qui additionnera tous les décaissements du mois.
Le périlleux exercice de la prévision des ventes
Pour les encaissements, prévoir les lignes de ventes par nature de produits ou services, différenciez les ventes de produits à marge différentes de manière à pouvoir calculer vos achats corrélés dans les décaissements.
A ces lignes, vous pourrez ajouter des lignes d’apport en capital, en compte courant, en financement bancaire en fonction des phases dans lesquelles votre entreprise se situe.
Prévoir les ventes est souvent le plus complexe, le bon conseil est d’être prudent et d’envisager plutôt des hypothèses basses avec là aussi une estimation des délais de règlement moyens de vos clients.
Pour finir, vous créez là aussi une ligne sous-total encaissements en en bas de tableau, une ligne variation de trésorerie qui calculera les recettes moins les dépenses, et enfin une ligne solde de trésorerie qui devra vous indiquer votre position de trésorerie prévisionnelle théorique à la fin de chaque mois ! (Conseil : optez pour un paramétrage de cette ligne en format Nombre avec mention des chiffres négatifs en rouge avec le « – » devant : impossible de ne pas voir une zone critique !)
Exemple de tableau de flux de trésorerie sous Excel
Cet exercice est un peu laborieux mais très formateur, il oblige à se poser toutes les questions importantes sur les différents postes de recettes et dépenses de l’entreprise ainsi que sur les règles auxquelles vous êtes soumis.
N’hésitez pas à contacter votre Expert Numéral qui pourra vous accompagner dans cette démarche, sachant qu’il existe aussi des solutions automatisées à partir de vos outils numériques de facturation et gestion des achats que vous pourrez mettre en place une fois convaincus de l’intérêt de ce type d’outils pour une gestion sereine et efficace de votre entreprise !
