La facture électronique est déjà une réalité puisqu’elle est obligatoire pour l’ensemble des transactions avec les entreprises et organisations du secteur public. Cette obligation sera progressivement étendue à partir du 1er juillet 2024 et jusqu’au 1er janvier 2026 pour toutes les opérations entre les entreprises, quel que soit leur statut.
La Direction Générale des Finances publiques (DGFP) fixe quatre objectifs à l’instauration de l’obligation de facturation électronique dans son rapport publié en octobre 2020 : « La TVA à l’ère du digital en France »
– Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la diminution du coût de traitement des factures au format papier et à la sécurisation des relations commerciales ;
– Lutter contre la fraude fiscale sur les déclarations de TVA au moyen de recoupements automatisés ;
– Avoir une connaissance en quasi temps réel de l’activité des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions du Gouvernement en matière de politique économique ;
– Faciliter aussi, à terme, les déclarations de TVA.
Pour bien comprendre la notion de Facture électronique, il convient de distinguer :
– La numérisation des factures (dématérialisation) qui consiste à créer une copie électronique à valeur probante à partir d‘une facture papier ;
– Et la facture électronique qui désigne l’échange de factures nativement électroniques entre un fournisseur et un client.
La facture dématérialisée
La copie numérique de facture à valeur probante :
La copie numérisée d’une facture doit pouvoir démontrer qu’elle est fidèle « en image et en contenu » à l’original d’après les conditions fixées par l’arrêté du 22 Mars 2017, application de l’article 1379 du Code civil, qui instaure la validité d’un document sur support électronique au même titre qu’un écrit papier. Une facture numérisée devra être conservée pour une durée minimum de 6 ans, comme une facture papier, dans le cas d’éventuels contrôles de l’administration fiscale.
La Facture électronique
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Les entreprises ont désormais le droit d’utiliser le format qu’elles souhaitent, papier ou électronique. Tout support, papier ou électronique, comportant l’ensemble des mentions obligatoires qui composent une facture (coordonnées de l’émetteur, du preneur, date et numéro de la facture, quantité et dénomination des biens livrés ou services rendus ……) est considéré comme une facture.
Il faut cependant être en capacité de garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu ainsi que la lisibilité de cette dernière.
L’article 289 du Code général des impôts précise que l’entreprise peut émettre ou recevoir des factures :
a) Soit sous forme électronique ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement ;
b) Soit en utilisant une solution de signature électronique (article 233 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006). Un décret précise les conditions d’émission, de signature et de stockage de ces factures ;
c) Soit sous la forme d’un message électronique structuré selon une norme convenue entre les parties, pouvant être traité informatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret.
La signature électronique pour l’émission et la réception de factures
Les avancées technologiques en matière de chiffrement permettent de garantir l’identité des signataires, le caractère non-falsifiable, l’irrévocabilité et l’unicité de leur signature, ainsi que l’intégrité du document signé. Elles offrent en plus des fonctionnalités supplémentaires (signature en lots, processus de validation, etc.) utiles pour l’entreprise.
L’archivage des factures fournisseurs est-il obligatoire ?
Les exigences en matière d’archivage sont les mêmes pour une facture papier ou électronique : les durées légales de conservation (six ans pour l’administration fiscale, dix ans pour les documents commerciaux), la garantie de l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document. Il convient d’utiliser une solution d’archivage électronique SAE comme le préconise la norme NF Z42-013. Le fichier électronique devra comporter, au choix, un de ces procédés techniques : un cachet serveur de niveau une étoile (RGS*), une empreinte numérique, une signature électronique et un horodatage.
La facture électronique 2024-2026
La loi n° 2020-1721 du 29 décembre 2020 de finances pour 2021 fixe l’obligation d’acceptation par les entreprises des factures électroniques dès le 1er janvier 2024 et d’échelonner l’obligation d’émission du 1er janvier 2024 au 1er janvier 2026 en fonction de leur taille. Les entreprises doivent donc désormais commencer à s’y préparer sans tarder !
Facture électronique : quelles solutions ?
La solution pour pouvoir émettre des factures électroniques sera de choisir le logiciel adéquat qui devra, en particulier, être en mesure de recevoir et traiter des factures papier et préparer le passage à la facture électronique dès maintenant.
Il est recommandé de s’équiper d’un logiciel capable de traiter les factures de tous formats et de garantir la conformité actuelle des procédures (PAF, copie fiable, archivage légal, etc.)
Ce logiciel doit permettre une mutation en toute simplicité et permettre aux entreprises de digitaliser et d’automatiser les processus sur toute la chaine de traitement jusqu’à la comptabilisation des factures.
Factur-X : de quoi s’agit-il ?
Pour permettre un passage à la facture électronique de manière rapide et massive et sans difficultés, le format de factures Factur-X est un format hybride qui se présente sous la forme d’un document PDF qui contient aussi un fichier XML (enregistrement numérique qui comporte toutes les mentions obligatoires de la facture) conforme à la norme européenne. Un logiciel utilisant le format Factu-X sera capable d’émettre et de lire les différents formats de factures et d’automatiser l’enregistrement comptable.
Les solutions Numéral Connect
Numéral propose dès à présent à ses clients une solution qui permet d’émettre et de traiter les factures au format papier numérisées ou au format Factur-X, donc de traiter les factures nativement électroniques. Une raison de plus d’adopter ces solutions numériques pour être prêt le plus tôt possible, quel que soit le rythme d’adoption de vos clients et fournisseurs, et d’ores et déjà pour les factures à destination des organismes du service public.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à contacter votre Expert Numéral.
